Planificarea unui eveniment

       Nu toată lumea are capacitatea sau îndemânarea necesară pentru organizarea unui eveniment, indiferent de tipul şi scopul acestuia. Dar dacă vrei ca evenimentul să fie un success, trebuie să fii foarte organizat şi să ai abilitatea de a comunica eficient şi rapid.

       Este de altfel indicat să ţii cont de un timeline. Un exemplu destul de simpluţ pentru un astfel de instrument este următorul:

 Cu 3 săptămâni înainte 

•    Caută şi alege o locaţie potrivită ţinând cont de scopul evenimentului, de ocazia pentru care acesta are loc şi de invitaţi;

•    Realizează o listă cu toţii invitaţii;

•  Decide care va fi tema evenimentului (dacă acesta poate avea una);

• Trimite invitaţiile (prin e-mail, prin poştă sau telefonic);

• Planifică meniul;

• Gândeşte-te la resursele umane de care ai nevoie şi cere-le ajutorul (bucătari, chelneri, barmani, firme de curăţenie etc.);

Cu 2 săptămâni înainte:

• Asigură-te că ai toate obiectele care vor fi necesare: farfurii, tacâmuri, mese, scaune etc. (în cazul în care locaţia aleasă nu le pune la dispoziţie sau dacă evenimentul are loc acasă);

•  Decide asupra muzicii (gen, sursă, DJ, instrumente si aparate necesare etc.);

• Fă o listă cu toate lucrurile care mai trebuie cumpărate. Dacă se poate, ar fi bine să le şi cumperi;

Cu o săptămână înainte:

• Dacă evenimentul are loc acasă, asigură-te că va fi curăţenie (o curăţenie “serioasă” ia destul de mult timp şi chiar dacă o faci doar cu 2-3 zile inainte de eveniment, trebuie făcute nişte “retuşuri” şi cu o zi înainte sau în dimineaţa evenimentului);

•  Planifică totul în ceea ce priveşte mobilierul şi aranjamentele (gândeşte-te la locul de luat masa, la amplasarea mesei pentru dulciuri, la locul de dans etc.);

• Asigură-te (încă o dată) că ai toate obiectele, ustensilele şi instrumentele necesare;

•  Refă stocul barului:

Cu 3 zile înainte:

•  Decorează locaţia;

• Fă ultimele cumpărături;

Cu o zi înainte:

• Cumpără florile şi adaugă-le decorului;

• Începe să pregăteşti şi să găteşti mâncarea care poate sta peste noapte;

• Ai grijă de lucrurile de valoare (dacă petrecerea este acasă, pune-le în siguranţă pentru a nu fi distruse);

În ziua evenimentului:

• Găteşte felurile de mâncare care trebuie servite proaspete;

• Aranjează mesele şi scaunele (dacă evenimentul are loc acasă);

•  Pregăteste masa (şi bufetul sau masa cu dulciuri);

• Întâmpină invitaţii şi creează o atmosferă caldă;

•  Bucură-te de eveniment!

  Lista aceasta este potrivită pentru orice tip de eveniment, dar în funcţie de amploarea acestuia, mai pot fi scoase sau adăugate lucruri care trebuie rezolvate. Sper că e utilă, mai ales că urmează cât de curând petreceri cu ocazia Crăciunului sau revelionului!